Kayıt tutma: Gelir-gider defteri ve maliyet hesaplama

Kefken’de sabahın erken saatlerinde, henüz poyraz ıslığını tam çalmaya başlamadan dedemden kalma eski ahşap masanın başına otururum. Dedem rahmetli, bahçedeki her fidanın dikildiği günü, sattığı her çuval mısırın kuruşunu bakkal kalemiyle çizgili bir deftere yazardı. Çocukken onun bu titizliğini biraz gereksiz bulurdum. Ancak üç yıl önceki lodos fırtınasında yıkılan çitin masrafı ile o ayki yem faturasını birbirine karıştırıp cebimdeki bütün nakiti bir haftada sıfırlayınca, dedemin o sararmış yapraklarının değerini çok iyi anladım. Bizim gibi doğal üretimle uğraşanların en büyük hatası, toprağın veya hayvanın bereketine güvenip “nasıl olsa bir şekilde döner” kafasıyla hareket etmesidir. Doğrusu ilk denemelerimde ben de tam olarak bu hataya düştüm.

Topraktan veya kumestan giren para taze görünebilir. Ama o paranın ne kadarının cebinizde kalacağını bilmiyorsanız, aslında cebi delik bir kovaya su taşıyorsunuz demektir. İşte bu yüzden düzenli bir çiftlik gelir gider kaydı tutmak, en az sabah hayvanlara yem vermek kadar elzem bir rutin haline gelmeli.

Göz Kararı Hesabın Çöküşü: Neden Defter Tutmalıyız?

Pek çok üretici dostum yerel pazara gidip yumurtasını, sütünü satıyor. Cebine giren parayı görünce de o haftayı kârla kapattığını sanıyor. Aslında ilk başta ben de öyle düşünmüştüm. Mesela 2021 yılının Nisan ayında yumurta satışlarım tavan yapmıştı. Pazarda her cumartesi yüzüm gülerek eve dönüyordum. Fakat ay sonunda yemciye borcu ödeyip, civcivler için aldığım ek takviyeleri ve Kandıra merkeze gidip gelirken harcadığım mazotu hesaptan düşmeyi akıl etmediğimi fark ettim. Masaya oturduğumda, kâr ettiğimi sandığım o ay meğerse cebimden sermaye yemişim.

İşte bu acı tecrübe bana gösterdi ki, maliyet kontrolü yapılmadan sürdürülebilir bir organik hayvancılık imkânsızdır. Sistemli bir kayıt tutma alışkanlığı size şunları sağlar:

• Ürettiğiniz tek bir adet yumurtanın ya da bir litre sütün size tam olarak kaça mal olduğunu öğrenirsiniz.
• Mevsimsel olarak artan masrafları (örneğin kışın Kandıra’nın nemli ikliminde hayvanların ısınması ve kuru altlık ihtiyacı için harcanan ekstra saman masrafı) öngörebilirsiniz.
• Gereksiz harcama kalemlerini tespit edip maliyet analizi yapma şansı yakalarsınız.
• Gelecek sezon yapacağınız yatırımlar için somut bir finansal harita elde edersiniz.

Gider Türlerini Tanımak: Sabit mi, Değişken mi?

Basit muhasebe mantığında ilk öğrenmemiz gereken şey, harcamalarımızı doğru kutulara koymaktır. Defterinizin sol sayfasını giderlere, sağ sayfasını gelirlere ayırmak en basit başlangıçtır. Ancak giderler kısmını kendi içinde bölmezseniz, kârlılık takibi yaparken kafanız karışır.

Bizim işletmelerimizde genelde iki ana masraf kalemi vardır. Bunları kendi tecrübelerim üzerinden örneklendireyim:

1. Sabit Giderler

Siz hiç yumurta satmasanız da, hiç süt elde etmeseniz de ödemek zorunda olduğunuz kalemlerdir. Kümesin yıpranma payı, bahçe çitlerinin bakımı, kullanılan ekipmanların amortismanı veya çiftlik alanının vergileri bu gruba girer. Bu masraflar zamanla birikir. Benim yaptığım en büyük hatalardan biri, ilk yıllarda kümesin kapı yönünü yanlış yapıp sert poyrazda yıpranan ahşabı tamir etmek için harcadığım parayı “arızi masraf” sayıp deftere yazmamamdı. Oysa bu doğrudan işletmenin sabit maliyetidir.

2. Değişken Giderler

Üretim miktarlarınıza doğrudan bağlı olan masraflardır. Ne kadar çok hayvan bakarsanız, bu gider o kadar artar. Yem alımları, veteriner kontrolleri, aşı ve takviye masrafları, ambalaj (viyol, şişe vb.) tutarları ve pazar nakliyesi için harcanan yakıt değişken giderdir. Kendi tecrübemde, değişken giderlerin toplam giderler içindeki payı bizim küçük ölçekli organik sistemlerde yaklaşık %65 ila %75 arasında değişiyor.

Pratik Kayıt Yöntemleri: Hangi Defter veya Program?

Teknoloji meraklısı dostlar hemen karmaşık mobil uygulamalara veya bilgisayar yazılımlarına yöneliyor. Yanlış demiyorum, elbette faydalı. Ancak çiftlik ortamı çamurludur, tozludur, elinizde eldivenle gezdiğiniz bir yerdir. Benim önerim, her zaman erişebileceğiniz basit kayıt yöntemleri ile başlamanızdır.

İlk aşamada ihtiyacınız olan şeyler şunlar:

• Fiziki Gelir Gider Defteri: Çiftlikte veya evde her an masa üstünde duran, kalın kapaklı, çizgili bir defter. O gün harcanan en küçük kuruşu bile anında buraya işleyin. “Akşam yazarım” derseniz unutursunuz. Bakkal defteri mantığı hayat kurtarır.
• Fiş ve Fatura Kutusu: Satın aldığınız yemin, civcivin, samanın veya bir somun çivinin bile fişini atacağınız küçük bir kutu. Ay sonunda defterdeki rakamlar ile kutudaki kağıtları eşleştirmek size disiplin kazandırır.
• Aylık Dijital Çizelge (İsteğe Bağlı): Eğer bilgisayar kullanıyorsanız, ay sonunda defterdeki verileri basit bir tablo programına (Excel veya Google E-Tablolar gibi) aktarmak kâr zarar durumunu grafik olarak görmek açısından büyük kolaylık sağlar.

Geçen yılın Kasım ayında, pazar günü komşum Ahmet Amca “Emir, yem fiyatı yine arttı, biz bu işten hiç para kazanmıyoruz” dedi. Hemen çantamdan o ayki defterimi çıkardım. Bak Ahmet Amca dedim; mera kullanımını iki hafta daha uzattığımız için yem tüketimimiz %20 düşmüş, ambalaj maliyetini de toplu alımla düşürmüşüz. Aslında birim kârımız sabit kalmış. Defteriniz olunca hislerle değil, somut verilerle konuşursunuz.

Maliyet Hesaplama Nasıl Yapılır? Adım Adım Örnek

Gelelim işin en can alıcı noktasına: Birim maliyet hesaplama. Diyelim ki kümesinizde 100 adet tavuğunuz var ve organik yumurta üretiyorsunuz. Bir yumurtanın size maliyetini bulmak için şu adımları izleyebilirsiniz:

Öncelikle bir aylık (30 günlük) tüm masrafları toplayın. Diyelim ki o ayki harcamalarınız şu şekilde gerçekleşti (rakamlar temsilidir, kendi tecrübemdeki oranlara dayanmaktadır):

• Organik Yem Masrafı: yaklaşık 4.500 TL
• Saman ve Altlık Malzemesi: yaklaşık 500 TL
• Pazar Nakliyesi ve Ambalaj: yaklaşık 1.000 TL
• Veteriner ve Rutin Bakım/Eklentiler: yaklaşık 600 TL
• Elektrik/Su ve Amortisman Payı: yaklaşık 400 TL
• Toplam Aylık Gider: 7.000 TL

Aynı ay içinde kümesinizden toplam 2.100 adet yumurta aldığınızı varsayalım. Şimdi basit bir bölme işlemi yapıyoruz: 7.000 TL / 2.100 adet = Yaklaşık 3,33 TL. Demek ki sizin bir adet yumurtayı üretme ve pazara indirme maliyetiniz 3,33 TL’dir. Eğer pazarda bu yumurtayı 4 TL’den satıyorsanız, adet başına yaklaşık 0,67 TL net kâr elde ediyorsunuz demektir.

Doğrusu ilk denemelerimde ben ambalaj ve elektrik masraflarını bu hesaba katmıyordum. Bu yüzden yumurtayı maliyetinin altında sattığım günlerim oldu. Detayları gözden kaçırmamak, maliyet analizi sürecinin temel kuralıdır.

Kandıra İklimi ve Mevsimsel Gider Sürprizleri

Kocaeli Kandıra çevresinde üretim yapıyorsanız, hesaba katmanız gereken en büyük etken iklimdir. Bizim buralarda kışın poyraz sert eser, nem yüksektir. Nem demek, hayvancılıkta mantar ve solunum yolu hastalıkları riskinin artması demektir. Ayrıca ıslanan ve nemlenen altlıkların daha sık değiştirilmesi gerekir.

Bu durum maliyetlerinize doğrudan yansır. Yazın meradan bolca faydalanan hayvan, kışın kapalı alanda daha fazla hazır yem tüketir. Defter tutarken sadece bir aya bakarak karar verirseniz yanılırsınız. Yıllık bir perspektif oluşturmalı, yazın elde edilen kârın bir kısmını kış aylarındaki artan yem ve altlık maliyetlerini karşılamak üzere yedek akçe olarak kenara ayırmalısınız.

Sağlık Giderleri ve Resmi Mevzuat Uyarıları

Bütçe yaparken en çok kısılan ama aslında hiç kısılmaması gereken yer hayvan sağlığıdır. Kendi çiftliğimde gördüm ki, aşı veya hijyen malzemesinden tasarruf etmeye çalışmak, ileride yaşanabilecek bir hastalık durumunda hayvan kaybına ve katbekat daha büyük finansal zararlara yol açıyor.

Hayvanlarınızda iştahsızlık, verim düşüklüğü veya hastalık belirtisi gördüğünüzde asla komşu tavsiyesiyle ya da kulaktan dolma bilgilerle ilaç kullanıp paranızı çöpe atmayın. Mutlaka bölgenizdeki yetkili bir veteriner hekime danışın. Veteriner kontrollerini ve aşı takvimini bütçenizin değişmez bir parçası olarak deftere ekleyin.

Ayrıca ticari boyutta bir üretim yapıyorsanız, tuttugunuz bu basit gelir-gider defterinin yanında resmi vergilendirme, Çiftçi Kayıt Sistemi (ÇKS) veya TÜRKVET hayvan kayıt işlemleri için bağlı bulunduğunuz İl veya İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğü’ne başvurmalı, resmi yükümlülüklerinizi bir mali müşavir ile görüşerek yürütmelisiniz. Buradaki anlatılanlar, işletmenizi kendi içinizde doğru yönetmeniz adına bir iç muhasebe rehberidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Çiftlikte aile bireyleri çalışıyorsa onların işçilik maliyetini hesaba eklemeli miyiz?
Evet, kesinlikle eklemelisiniz. Genelde küçük çiftliklerde kendi emeğimiz bedava gibi görülür. Ancak kendi işçiliğinize sembolik de olsa bir yevmiye yazmazsanız, işletmenizin gerçek kârlılık durumunu göremezsiniz. Eğer o işi siz yapmasaydınız dışarıdan birini tutmak zorunda kalacaktınız, bunu unutmayın.

Telef olan (ölen) hayvanların maliyeti deftere nasıl yansıtılır?
Kaybedilen her hayvan, doğrudan bir sermaye kaybıdır. Hayvanın alış veya yetiştirme maliyetini “Zarar / Kayıp” kalemine tek seferde yazmalısınız. Ayrıca o hayvanın gelecekte getireceği tahmini verim kaybını da maliyet analizlerinizde göz önünde bulundurmalısınız.

Yem ve ambalaj gibi girdileri toptan almak her zaman mantıklı mıdır?
Benim tecrübemde, birim fiyatı düşürdüğü için toptan alım genelde avantajlıdır. Ancak Kandıra gibi nemli bölgelerde saklama koşullarınız uygun değilse, uygun fiyata aldığınız tonlarca yem küflenip çöp olabilir. Depolama imkânınız ve nakit akışınız elveriyorsa toptan alım yapın, aksi takdirde ihtiyaca göre almak daha güvenlidir.

Önümüzdeki ayın başında, bahçedeki yeni meyve fidanlarının arasına kurmayı planladığım ek gezinti alanının çit masraflarını defterime tek tek işleyeceğim. Bakalım geçen yıldan ayırdığımız yedek akçe bu yeni yatırımı karşılamaya yetecek mi, ben de merakla hesap masasına oturmayı bekliyorum.

İlgili rehberler: Ayak sağlığı: Zemin ve beslenme odaklı çözümler ve Solunum sağlığı için tozsuz ve nemli olmayan ortam yaratma yazılarını da inceleyebilirsiniz.